6 věcí, které byste měli vědět o nahlížení do spisu

Mezi nejdůležitější práva účastníků řízení patří právo nahlížet do spisu, a to i v případě, že je rozhodnutí již v právní moci (§ 38 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, dále jen SŘ). S tím je spojeno právo činit si výpisy a právo na to, aby správní orgán pořídil kopie spisu či jeho části (§ 38 odst. 4 SŘ).

Toto právo mohou mít i jiné osoby, prokáží-li právní zájem nebo jiný vážný důvod a nebude-li tím porušeno právo některého z účastníků, popřípadě dalších dotčených osob anebo veřejný zájem. (§ 38 odst. 2 SŘ)

1. Do spisu můžete nahlížet během celé pracovní doby na úřadě

Zákon neříká nic o možnosti omezení práva na nahlížení do spisu (kromě jedné, o níž bude pojednáno dále). Úřady tedy musí umožnit přístup ke spisu nejen v úředních hodinách, ale během celé své pracovní doby kterýkoli pracovní den. Nemohou se také dovolávat nepřítomnosti příslušného úředníka, který je třeba nemocný nebo na dovolené, nebo nutnosti předchozí domluvy.

To vyplývá z obecných zásad činnosti správních orgánů uvedených v § 4 odst. 1 a 4 SŘ:

(1) Veřejná správa je službou veřejnosti. Každý, kdo plní úkoly vyplývající z působnosti správního orgánu, má povinnost se k dotčeným osobám chovat zdvořile a podle možností jim vycházet vstříc.
(4) Správní orgán umožní dotčeným osobám uplatňovat jejich práva a oprávněné zájmy.

2. Možnost nahlížení a pořizování kopií se týká celého spisu

Tedy i jeho příloh a soupisu všech jeho součástí. Co všechno patří do spisu, vymezuje § 17 SŘ: "Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci." Přílohami jsou například důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích.

Jedinou výjimku z toho tvoří části obsahující utajované informace nebo skutečnosti, na které se vztahuje zákonná povinnost mlčenlivosti (ty je možné dokonce uchovávat odděleně mimo spis); i do těch však smí účastníci nahlédnout, pokud jimi byl nebo bude prováděn důkaz.

3. Pořizovat kopie si smíte i sami

Spis nemůže opustit úřad, takže většinou kopie pořizují úředníci za stanovené poplatky. Od těchto poplatků jsou podle položky č. 3 přílohy zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, osvobozeny například nadace a nadační fondy, spolky a odborové organizace a obecně prospěšné společnosti.

Pokud však máte s sebou například digitální fotoaparát, můžete je získat i zdarma, protože úředník by vám měl umožnit vyfotit si části nebo celý spis. (V tomto smyslu judikoval i Nejvyšší správní soud ve svém rozhodnutí 6 A 143/2001 - 151.)

4. Ke spisu má patřit i spisový seznam

Již zmíněný § 17 SŘ k tomu uvádí: "Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy." Takový chronologický seznam umožňuje rychlejší přehled a orientaci. Navíc lze podle něj snadno zkontrolovat, zda některá část spisu nechybí.

5. O nahlížení se sepisuje protokol

Obecně o protokolech hovoří § 18 SŘ. Zpravidla se v něm uvádí, kdo do spisu nahlížel a jaký k tomu měl právní důvod (případně jiný vážný důvod). Pokud tato osoba požádá správní orgán o vydání kopií, uvádí se také, ze kterých listin byly pořízeny, a zda byl zaplacen správní poplatek. Protokol podepisuje pracovník správního úřadu a ten, kdo do spisu nahlížel. Poté je protokol uložen do spisu, na vyžádání osoby, s níž se sepsal, se jí vydá jeho stejnopis. Obdobně platí i u pořizování kopií.

6. Pokud vám je nahlížení do spisu nebo pořizování kopií odepřeno, musí o tom být vydáno usnesení

Toto upravuje § 38 odst. 5 SŘ. Výrok usnesení musí obsahovat důvod odepření. Pokud je usnesení vyhlášeno při ústní žádosti, musí být bezodkladně vypracováno písemně a poté žadateli doručeno. Proti usnesení lze podat odvolání, které nemá odkladný účinek.

§ 38 z. č. 500/2004 Sb.
Nahlížení do spisu

(1) Účastníci a jejich zástupci mají právo nahlížet do spisu, a to i v případě, že je rozhodnutí ve věci již v právní moci (§ 73). Není-li účastník zastoupen, může spolu s účastníkem nahlížet do spisu i jeho podpůrce.

(2) Jiným osobám správní orgán umožní nahlédnout do spisu, prokáží-li právní zájem nebo jiný vážný důvod a nebude-li tím porušeno právo některého z účastníků, popřípadě dalších dotčených osob anebo veřejný zájem.

(3) Nevidomým osobám bude obsah spisu přečten. Na požádání správní orgán nevidomé osobě umožní pořízení zvukového záznamu. Správní orgán nevidomé osobě rovněž umožní, aby do spisu nahlížel její průvodce.

(4) S právem nahlížet do spisu je spojeno právo činit si výpisy a právo na to, aby správní orgán pořídil kopie spisu nebo jeho části.

(5) Odepřel-li správní orgán osobě nahlížet do spisu nebo jeho části, vydá o tom usnesení, které se oznamuje pouze této osobě.

(6) Z nahlížení do spisu jsou vyloučeny jeho části, které obsahují utajované informace nebo skutečnosti, na něž se vztahuje zákonem uložená nebo uznaná povinnost mlčenlivosti; to neplatí o částech spisu, jimiž byl nebo bude prováděn důkaz, do takových částí spisu však může nahlížet pouze účastník řízení nebo jeho zástupce za předpokladu, že jsou předem seznámeni s následky porušení povinnosti mlčenlivosti o těchto skutečnostech a že o poučení je sepsán protokol, který podepíší. Ustanovení odstavce 4 se nepoužije.

autor TH